Το Απρόβλεπτο, η Διοίκηση και οι Τεχνολογικές Λύσεις στην Εργασία

“Τα καλύτερα σχέδια δεν επιβιώνουν μετά την πρώτη επαφή με τον εχθρό”, λέγεται για τον πόλεμο. Έτσι, στη σημερινή πρωτόγνωρη κρίση ακόμη και τα πιο στέρεα σχέδια συνέχισης επιχειρηματικής λειτουργίας θα χρειαστούν τροποποιήσεις. Η διοίκηση κάθε επιχείρησης, μικρής και μεγάλης, θα πρέπει να αναγνωρίσει άμεσα ότι πρόκειται για μία κρίση διαφορετική από κάθε άλλη, που θα επηρεάσει σημαντικά την λειτουργία της επιχείρησης, και να καθιερώσει πρώτιστα μία στρατηγική τακτικής επικοινωνίας με όλους τους εργαζόμενους. Θα πρέπει επίσης να λάβει υπόψη της ότι η παραγωγικότητα των εργαζομένων αρχικά θα μειωθεί, καθώς θα προσαρμόζονται στις νέες συνθήκες εργασίας. Τέλος, θα πρέπει να κάνει ορισμένες ριζικές επιχειρησιακές αλλαγές, όπως να φτιάξει ομάδες ad hoc που θα αναλάβουν κρίσιμες αρμοδιότητες, καθώς και έναν συνοπτικό κώδικα λειτουργίας που θα περιγράφει τις νέες διαδικασίες και θα προλαβαίνει τυχόν απορίες.

Σε αυτό το πλαίσιο, τα τεχνολογικά εργαλεία απομακρυσμένης πρόσβασης έχουν εξελιχθεί αρκετά, και μπορούν να δώσουν λύσεις πρώτης ανάγκης. Επίσης τα τηλεπικοινωνιακά δίκτυα (ακόμη και με αυξημένο φορτίο) αποδεικνύονται ανθεκτικά και γρήγορα, και δεν διαταράσσουν τον ρυθμό εργασίας των εργαζομένων. Η κύρια και απαραίτητη τεχνολογική λύση είναι το εργαλείο απομακρυσμένης πρόσβασης στους υπολογιστές του γραφείου — ωθώντας σε αλλαγή των διαδικασιών. Σε επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών που έχουν απλές διαδικασίες δεν θα αλλάξουν πολλά. Βέβαια η άτυπη ροή εργασίας, η οποία πάντα υπάρχει σε έναν φυσικό εργασιακό χώρο, θα υποφέρει στην αρχή, γιατί πάντα χρειάζεται μία συνεργασία από κοντά, όσο αυτοματοποιημένη και αν είναι μία διαδικασία. Αυτή την συνεργασία δεν μπορεί να την καλύψει εύκολα ή δυνατότητα τηλεδιάσκεψης, η οποία αφορά συνεργασίες μεγαλύτερης διάρκειας και πολυπλοκότητας. Συνεπώς η κανονική ροή διαδικασίας θα πρέπει να τροποποιηθεί και να υποστηριχθεί από “συνοδευτικά” κείμενα και σχόλια, προκειμένου να υποκατασταθεί η φυσική ροή της διαδικασίας. Αυτό γίνεται περισσότερο αναγκαίο σε περίπλοκες διαδικασίες που αφορούν π.χ. την εφοδιαστική αλυσίδα μίας επιχείρησης.

Σε ότι αφορά τις τηλεδιασκέψεις, η γενικότερη αίσθηση, που έχει δημιουργηθεί στους συμμετέχοντες είναι ότι διαφέρει από την φυσική παρουσία, και ορισμένοι δυσκολεύονται να προσαρμοστούν, ώστε να συνεισφέρουν ουσιαστικά. Αυτό διαπίστωσαν και τα στελέχη στις ΗΠΑ, μετά την τρομοκρατική επίθεση της 11ης Σεπτεμβρίου, όταν επιβλήθηκε απαγόρευση των πτήσεων. Όμως είναι ό,τι καλύτερο έχουμε αυτή την στιγμή και η προσαρμογή είναι απαραίτητη. Δίνει δε μία πρώτης τάξεως ευκαιρία να εξακριβωθεί ποιες τηλεδιασκέψεις είναι αναγκαίες: μόνον εκείνες που έχουν ικανοποιητική απάντηση στο ερώτημα “ποιο θα είναι το αποτέλεσμα της τηλεδιάσκεψης;”

Η τηλεργασία και η τηλεδιάσκεψη είναι συνεπώς τα δύο βασικά εργαλεία της εξ αποστάσεως εργασίας, και οι υφιστάμενες τεχνολογικές λύσεις, όντας ικανοποιητικές, δεν προξενούν λειτουργικά προβλήματα. Όμως, όπως προκύπτει από αυτά που ειπώθηκαν παραπάνω, η αρχική παραγωγικότητα της επιχείρησης θα υποφέρει και απαιτούνται άμεσες προσαρμογές στις διαδικασίες, καθώς και ιεράρχηση προτεραιοτήτων, καθώς οι πόροι της επιχείρησης δεν θα είναι πλήρως διαθέσιμοι.

Θα προκύψουν αυξημένα προβλήματα ασφαλείας λόγω της τηλεργασίας; Και πάλι η λύση δεν είναι τεχνολογική (παρόλο που η ασφάλεια μπορεί να βελτιωθεί χρησιμοποιώντας τεχνολογίες όπως τα Ιδεατά Ιδιωτικά Δίκτυα — VPN): είναι η πολιτική ασφαλείας της επιχείρησης που διέπει τις διαδικασίες και τα δεδομένα. Αν αυτή η πολιτική υπάρχει, εφαρμόζεται και ελέγχεται, τότε οι κίνδυνοι που απορρέουν από κακόβουλες ενέργειες ελαχιστοποιούνται. Μάλιστα, επειδή η τηλεργασία λειτουργεί σε ένα “εικονικό” περιβάλλον, συχνά οι κίνδυνοι είναι μικρότεροι. Αν όμως αυτή η πολιτική δεν υπάρχει, θα πρέπει να εκπονηθεί το ταχύτερο, έστω και σε στοιχειώδη μορφή.

Σε αυτή τη περίοδο, συνεπώς, οι διαδικασίες αναγκαστικά θα αλλάξουν. Οι εργαζόμενοι πορεύονται σε αχαρτογράφητα νερά και χρειάζονται απαραιτήτως έναν μπούσουλα. Απαιτείται δηλαδή μία πολιτική για την εργασία από το σπίτι που θα περιγράφει τα καθήκοντα, τις διαδικασίες επικοινωνίας και άλλα πράγματα, όπως την ελαστικότητα του ωραρίου. —και θα δίνει την αίσθηση στους εργαζόμενους ότι η εργασία συνεχίζεται με κανόνες, ενώ η αξιολόγηση και η επιβράβευσή τους δεν σταματά.

Οι επιχειρήσεις έχουν ήδη μια εμπειρία ολίγων εβδομάδων με την τηλεργασία. Τώρα είναι χρήσιμη μία δεύτερη ανάγνωση των παραπάνω και μία προσαρμογή της πορείας. Ο κύριος άξονας θα πρέπει να είναι η σταδιακή μετάβαση από λύσεις πρώτης ανάγκης στις καλές πρακτικές που σιγά-σιγά σχηματίζονται, και συνακόλουθα η μείωση της αβεβαιότητας για την επιχείρηση και της ανασφάλειας για τους εργαζομένους.