Επανασχεδίαση και οργάνωση δημοτικών υπηρεσιών - Το παράδειγμα του Δήμου Καισαριανής

Σε μία περίοδο κατά την οποία η εξυπηρέτηση και η υποστήριξη του Δημότη αναγνωρίζεται ως θεμελιώδης αξία, κρίνεται επιτακτική η κατανόηση και βελτίωση των συστημάτων λειτουργίας των δομών στο επίπεδο της Τοπικής Αυτοδιοίκησης.

Υπάρχουν εργαλεία που, πλέον, κρίνονται απαραίτητα για τη λειτουργία των ΟΤΑ, όπως Ευρωπαϊκά Προγράμματα, ΕΣΠΑ, Ταμείο Ανάκαμψης, Πράσινο Ταμείο και αρκετά άλλα. Το στοίχημα έγκειται στο αν υπάρχει η γνώση καθώς και το κατάλληλα εκπαιδευμένο προσωπικό για να τα χρησιμοποιήσει.

Οι κρατικές χρηματοδοτήσεις παρουσιάζουν μια τάση συρρίκνωσης ενώ, με τις ενέσεις των έξτρα χρηματοδοτήσεων, το μόνο που επιτυγχάνεται είναι η μερική επούλωση κάποιων προβλημάτων λειτουργίας των δομών ενός Δήμου και όχι η μόνιμη επίλυσή τους.

Ο σχεδιασμός των λύσεων θα πρέπει να έρθει διαμέσου του σωστού προγραμματισμού από την πλευρά των Δήμων, οι οποίοι οφείλουν να στηριχτούν στη δημιουργία πηγών εσόδων σε συνδυασμό με παρεχόμενες υπηρεσίες υψηλού επιπέδου στους δημότες τους. Η ασφάλεια, οι παροχές στην Παιδεία, η κλιματική αλλαγή, το οικολογικό αποτύπωμα και η ανάδειξη των ιστορικών και πολιτιστικών στοιχείων αποτελούν ζητήματα πρωταρχικής σημασίας πλέον για κάθε Δήμο. Πάνω σε αυτά πρέπει να σχεδιάσουν τις προτάσεις τους, στηριζόμενοι σε σύγχρονα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιούνται σε Δήμους που πρωτοπορούν είτε στην Ελλάδα είτε στο εξωτερικό.

Εργαλεία, όπως η χρήση τεχνολογιών data science & analytics (Καλή Πρακτική #1) για τη συλλογή, επεξεργασία και ανάλυση δεδομένων, και το service design (Καλή Πρακτική #2) για τον επανασχεδιασμό των υπηρεσιών, μπορούν να δώσουν πραγματική ώθηση στην οργάνωση και στον σχεδιασμό σύγχρονων υπηρεσιών στους Δήμους.

Ο Δήμος Καισαριανής, στην προσπάθειά του να κερδίσει το στοίχημα της επόμενης μέρα, επενδύει σε νέες τεχνολογίες σχεδίασης λύσεων.

Καλή Πρακτική #1

Σε συνεργασία με τη δημιουργική ομάδα της εταιρίας Dataphoria, εκπονήθηκε η στρατηγική συλλογής, επεξεργασίας και ανάλυσης δεδομένων.

Αρχικά, με τη χρήση τεχνολογιών data science & analytics το Τμήμα Παιδείας του Δήμου Καισαριανής αλλά και οι διευθυντές των σχολείων, μέσα από μία εφαρμογή αυτοματοποιημένης παρακολούθησης, έχουν τη δυνατότητα να παρακολουθούν σε πραγματικό χρόνο πώς εξελίσσονται τα οικονομικά στοιχεία αλλά και οι τεχνικές εργασίες στον χώρο της παιδείας, διευκολύνοντας τον συντονισμό του Τμήματος Παιδείας και των σχολικών μονάδων, την ενημέρωση των πολιτών, τη λήψη αποφάσεων και τη χάραξη στρατηγικής.

Έτσι δημιουργήθηκε ένας αγωγός επεξεργασίας δεδομένων (data pipeline) ώστε τα δεδομένα να συλλέγονται από προκαθορισμένες πηγές που ήδη χρησιμοποιεί το Τμήμα Παιδείας (Excel, βάσεις και άλλα αρχεία), να καθαρίζονται και να αναλύονται σε τακτά χρονικά διαστήματα. Μετά την ανάλυση, τα αποτελέσματα οπτικοποιούνται σε μία διαδραστική πύλη δεδομένων (dashboard) προσβάσιμη στο Τμήμα Παιδείας του Δήμου και στους επιλεγμένους συνεργάτες. Το Τμήμα Παιδείας έχει τη δυνατότητα, όποτε το επιθυμεί, να ανανεώνει τα δεδομένα και να βλέπει σε πραγματικό χρόνο τα αποτελέσματα της ανάλυσης και την κατάσταση των σχολικών μονάδων, ενισχύοντας τη λήψη αποφάσεων, τη χάραξη στρατηγικής, τη διαφάνεια και την επικοινωνία προς τους δημότες.

Στο σύνδεσμο που ακολουθεί μπορείτε να δείτε ένα βίντεο της εφαρμογής:

Καλή Πρακτική #2

Στη συνέχεια, μαζί με τη δημιουργική ομάδα της εταιρίας Youthnest και βασιζόμενοι στο service design και στο process design, επανασχεδιάσαμε τη λειτουργία της Πολιτικής Προστασίας του Δήμου. Πλέον, έχουμε τη δυνατότητα, σε συνεργασία με τους αρμόδιους φορείς (εξωτερικούς και εσωτερικούς), να αναγνωρίζουμε άμεσα και αποτελεσματικά τις ανάγκες του Δήμου σε κάθε χρονική φάση της Πολιτικής Προστασίας, να παρακολουθούμε πώς εξελίσσονται οι σχετικές δράσεις και να σχεδιάζουμε το επικοινωνιακό πλάνο για την καλύτερη και ευρύτερη δέσμευση των πολιτών σε θέματα Πολιτικής Προστασίας.

Τα παραδοτέα της έρευνας γνωστοποιούν τη μεθοδολογία σχεδιασμού υπηρεσιών στους εργαζόμενους του δημόσιου τομέα. Αυτό θα συμβάλει στην καλύτερη διαχείριση των πόρων, καθώς και σε πιο άμεση, ποιοτικότερη και αποτελεσματικότερη υλοποίηση δράσεων από πλευράς των εμπλεκόμενων φορέων τόσο της Πολιτικής Προστασίας όσο και άλλων υπηρεσιών. Εντέλει, σε μία καλύτερη ποιότητα ζωής.

Απώτερος στόχος, όπως προαναφέρθηκε, είναι η αποτροπή ή, τουλάχιστον, η ελαχιστοποίηση των υλικών ζημιών και η προστασία της υγείας και της ατομικής ακεραιότητας των πολιτών.

Στο σύνδεσμο που ακολουθεί μπορείτε να δείτε περισσότερα για την σχετική εργασία: https://youthnest.com/el/case-studies/civil-protection-2/?fbclid=IwAR2fr-HC7s_7KJZ7ezr717wymGLEEbmhBpQENTlKJoKQsYuQvKKYrzLsp-w

Και όλα αυτά, γιατί στον Δήμο Καισαριανής πιστεύουμε πως η εξυπηρέτηση και η ασφάλεια των πολιτών βρίσκεται στην πρώτη γραμμή!

* Ο Μάνος Κιτσέλης είναι αντιδήμαρχος του Δήμου Καισαριανής